Slik skriver du ut e-post og vedlegg automatisk

Å være vellykket i dagens verden har mye å gjøre med å finne pålitelige, automatiserte løsninger som vil øke hastigheten på arbeidsflyten din og gjøre jobben enklere. Hvis du jobber i telesalg, detaljhandel eller en lignende sektor, er det sjansene for at du mottar mange e-postvedlegg med ordre og kvitteringer som må skrives ut. Men hvis du må skrive ut ting ofte, kan det raskt bli en heltidsjobb. I en situasjon som dette, vil automatisering av utskrift av dine e-postvedlegg definitivt frigjøre mye av din tid.

Men husk at denne automatiseringsprosessen ikke kan gjøres gjennom en webapp som Gmail.com eller Outlook.com. Hittil er kun e-postklienter i stand til å oppnå denne funksjonaliteten. Chrome og Firefox har en rekke utvidelser / tilleggsprogrammer som gjør utskrift av e-postvedlegg enklere og raskere, men de er ikke i stand til å automatisere hele prosessen.

Bruke e-postklienter til å skrive ut e-postvedlegg automatisk

Bruke en e-postklient som Outlook eller Thunderbird åpner en helt ny måte å automatisere muligheter på. Med de riktige utvidelsene, tilleggene og / eller skriptene, kan du konfigurere e-postklienten din til å skrive ut en hvilken som helst kø, inkludert innboksen din. Du kan da angi bestemte regler for å skrive ut e-posten etterfulgt av vedlegget, eller skrive ut vedlegget utelukkende. Du kan bli enda mer spesifikk ved å konfigurere e-postklienten din til å skrive ut basert på avsenderen eller basert på filtypen for vedlegget.

Merk: Din e-postleverandør er ikke viktig. Så lenge du bruker en dedikert e-postklient som Outlook eller Thunderbird, bør dette fungere med alle e-postleverandører (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) hvis de er konfigurert riktig.

Hvis du bruker Outlook, er det mange betalte tillegg, som gjør det mulig for deg å gjøre dette enkelt. Her er noen gode eksempler:

Kontor Addins
EZDetach
Automatisk utskrift
Utskriftsverktøy for Outlook

Merk: Alle tilleggene ovenfor koster over $ 20, men de fleste av dem tilbyr en prøveperiode.

Hvis du ikke ønsker å bruke penger, er det gratis alternativer for å automatisere utskrift av e-postvedlegg. Men vær oppmerksom på at du må bruke litt tid på å klare på e-postklienten din. I tilfelle du bestemmer deg for å gå denne ruten, la oss gjøre jobben enklere. Vi har tatt med tre trinnvise metoder som hjelper deg med å oppnå denne funksjonaliteten med e-postkontoen din.

Den mest elegante løsningen som automatisk skal skrive ut e-post og e-postvedlegg, er å bruke en dedikert programvare. Men å konfigurere en ekstern e-postbehandling for å automatisere denne prosessen vil etter hvert kreve at du bruker penger. Følg metode 1 for å konfigurere automatisk e-postbehandling 6 for å skrive ut e-post og e-postvedlegg. De tilbyr en prøveperiode på 30 dager, så du kan prøve det gratis før du spiser penger.

Den andre metoden ( Metode 2 ) innebærer å legge til et VBA-skript og en regel til Outlook. Selv om det vil kreve at du blir ganske teknisk, er den den mest effektive guiden ut av de to. Hvis du ikke er spesielt glad i Outlook, kan du gå en annen rute ( metode 3 ) og bruke Thunderbird sammen med to utvidelser for automatisk å skrive ut eposten din.

Når du er klar til å starte, må du følge en av metodene nedenfor for å automatisere utskriften av e-postvedleggene dine. La oss begynne.

Metode 1: Bruke automatisk e-postbehandling 6 for å skrive ut e-postvedlegg

Hvis du ikke bruker en dedikert e-postklient som Outlook eller Thunderbird, er det best mulig å konfigurere en ekstern e-postbehandling. Automatisk e-postbehandling 6 lar deg koble til alle e-postbokser, inkludert POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, og listen fortsetter.

Programvaren lar deg definere bestemte handlinger ved hjelp av et intuitivt regelsystem. Det vil tillate deg å skrive ut fra bestemte avsendere eller skrive ut bare vedleggene fra e-postene. Følg veiledningen nedenfor for å installere og konfigurere automatisk e-postbehandling 6 for automatisk å skrive ut e-post og e-postvedlegg:

Last ned installatøren fra den offisielle nettsiden. Hvis du vil teste det først, klikker du på Last ned demo.
Åpne automatisk e-postbehandling og følg instruksjonene på skjermen for å installere den på systemet.
Start programmet og sett inn et navn som skal brukes til din kontoreferanse. Deretter velger du E-post med denne adressen og setter inn e-posten din der du vil skrive ut e-postene. Til slutt, klikk Neste for å fortsette.
Velg din e-posttype fra listen. Hvis e-postleverandøren din ikke er i den forhåndsdefinerte listen, velger du alternativet for forhåndsdefinert postleverandør og ser etter e-postkonfigurasjonen din. Hit Next for å fortsette videre.
I det neste vinduet begynner du å sjekke om serveradressen til e-postadressen din er korrekt. Hvis det er, legg inn e-post og passord i boksene under. Deretter klikker du på Testforbindelse for å forsikre deg om at konfigurasjonen din fungerer. Til slutt, klikk Neste .
Angi kontrollintervallet for kontoen din i henhold til dine behov. Du kan også konfigurere den til bare å sjekke i løpet av arbeidsdager ved å klikke på Avansert Planlegger . Hit ved siden av forhånd.
Deretter klikker du på Legg til handling. Velg Skriv ut vedlegg eller Skriv ut e-post, avhengig av hva du trenger. Trykk Neste og velg skriveren du vil bruke.
Du får da muligheten til å bruke et bestemt filter ved å velge Nei . Hvis du vil at operasjonen skal brukes hele tiden, velg Ja . Til slutt, klikk Ok for å bekrefte handlingen du nettopp har opprettet.

Merk: Hvis du vil at programvaren skal skrive ut både kroppen til e-posten og vedleggene, fortsett og lag en annen handling med det andre scenariet. For eksempel hvis du først handlet om å skrive ut vedlegg, opprett en annen som vil skrive ut e-postens kropp.

Når du har klikket på OK, begynner automatisk e-postbehandling å sjekke innboksen din og skrive ut noe som oppfyller kriteriene du tidligere har opprettet.

Metode 2: Bruke Outlook til å skrive ut e-postvedlegg automatisk

Outlook er den mest populære e-postklienten, så hvis jobben din går rundt din e-postkonto, er det sjansene for at du allerede bruker den. Outlook er svært konfigurerbar og lar deg skrive ut vedlegg av innkommende e-poster.

For å gjøre dette, skal vi lage et VBA-skript i Outlook, og deretter bruke det med en Outlook-regel. Her er en fullstendig gjennomgang av hele prosessen:

Merk: Følgende trinn er bekreftet for å fungere i Outlook 2016. Selv om vi ikke har testet med eldre versjoner, skal skriptet nedenfor teoretisk fungere med alle Outlook-versjoner helt tilbake til Outlook 2010.

Opprette et VBA script + regel for å skrive ut e-postvedlegg automatisk i Outlook

Åpne Outlook, og gå til Utvikler-fanen fra verktøylinjen, og klikk deretter på Visual Basic- knappen.
Merk: Hvis du ikke ser fanen Utvikler, går du til Fil og klikker Valg. Derfra klikker du på Tilpass bånd- fanen og merker av i boksen ved siden av Utvikler . Trykk Ok for å bekrefte. Nå skal fanen Utvikler være synlig i båndet øverst på skjermen.
Når vinduet Microsoft Visual Basic for Applications er aktivt, utvider du Project1- treet (til venstre). Dobbeltklikk deretter på ThisOutlookSession .
Lim inn følgende skriptkode i Project1-vinduet (til høyre): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
På feil Går OError'Detects Midlertidig mappe
Dim oFS Som FileSystemObject
Dim sTempFolder Som String
Angi oFS = Ny FileSystemObject
'Midlertidig mappeplassering
sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Oppretter en spesiell Temp-mappe
cTmpFld = sTempFolder & \ OETMP & Format (Nå, yyyymmddhhmmss)
MkDir (cTmpFld) 'Lagrer og skriver ut vedlegget
Dim oAtt som vedlegg
For hver oAtt I Item.Attachments
FileName = oAtt.FileName
FullFile = cTmpFld & \ & FileName 'Lagre vedlegget
oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Skriver ut vedlegget
Angi objShell = CreateObject (Shell.Application)
Angi objFolder = objShell.NameSpace (0)
Angi objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx (print) Neste oAtt'Cleans opp tempfiler
Hvis ikke OFS er ingenting, sett deretter OFS = Ingenting
Hvis ikke objFolder er ingenting, sett så objFolder = Ingenting
Hvis ikke objFolderItem er ingenting, sett deretter objFolderItem = Ingenting
Hvis ikke objShell er ingenting så sett objShell = NothingOError:
Hvis Err 0 deretter
MsgBox Err.Nummer & - & Err.Description
err.Clear
Slutt om
Avslutt SubEnd Sub PRO TIP: Hvis problemet er med datamaskinen eller en bærbar PC / notatbok, bør du prøve å bruke Reimage Plus-programvaren som kan skanne arkiver og erstatte skadede og manglende filer. Dette fungerer i de fleste tilfeller der problemet er oppstått på grunn av systemkorrupsjon. Du kan laste ned Reimage Plus ved å klikke her
oAtt.SaveAsFile (FullFile)
Angi objShell = CreateObject (Shell.Application)
Angi objFolder = objShell.NameSpace (0)
Angi objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx (print)
Neste oAtt
Hvis ikke OFS er ingenting, sett deretter OFS = Ingenting
Hvis ikke objFolder er ingenting, sett så objFolder = Ingenting
Hvis ikke objFolderItem er ingenting, sett deretter objFolderItem = Ingenting
Hvis ikke objShell er ingenting så sett objShell = Ingenting
OError:
Hvis Err 0 deretter
MsgBox Err.Nummer & - & Err.Description
err.Clear
Slutt om
Avslutt Sub
Slutt Sub
Når du har lagt inn koden i Project1, går du til Verktøy (i øverste del av skjermen) og klikker på Referanser.
Rull ned og merk av i ruten ved siden av Microsoft Scripting Runtime. Klikk på OK for å lagre alternativet og lukk vinduet Referanser .
Klikk nå på Lagre- ikonet øverst til venstre i Visual Basic- vinduet. Nå kan du trygt lukke Visual Basic .
Deretter går du til File og klikker på Regler og varsler .
Klikk på Ny regel, og klikk deretter på Bruk regel på meldinger jeg mottar . Klikk på Neste for å fortsette.
Nå må du bestemme tilstanden som må oppfylles. Hvis du vil at alle vedleggene skal skrives ut, merker du av i boksen ved siden av som har et vedlegg. Trykk Neste for å fortsette.
Merk: Hvis du ikke vil skrive ut alle vedleggene dine, kan du bruke en annen tilstand her. Skriptet bør også fungere med bestemte avsendere eller bestemte ord.
I det neste vinduet merker du av i boksen nær å kjøre et skript. Deretter klikker du på et skript, merker ThisOutlookSession og klikker Ok . Deretter klikker du Finish for å bekrefte.
Kontroller at boksen ved siden av regelen du nettopp har opprettet, er merket i vinduet Regler og varsler . Når det er, trykk Apply.

Det er det. E-postvedleggene skal automatisk komme ut av skriveren så snart du mottar dem.

Viktig: Husk at dette bare vil fungere mens Outlook åpnes og e-postkontoen din er konfigurert på denne bestemte datamaskinen. Pass også på at skriveren er fullt konfigurert og har alle nødvendige drivere.

Metode 3: Bruke Thunderbird til å skrive ut e-post automatisk

Mozilla Thunderbird er en gratis, åpen kildekode-e-postklient. Samfunnet bak er veldig aktivt, slik at du kan finne mange utvidelser som vil legge til den allerede gode funksjonaliteten.

Tilbake til oppgaven ved hånden - å konfigurere Thunderbird til å skrive ut e-postmeldinger automatisk, er ikke vanskelig, men vil kreve at du investerer litt tid. Vi skal bruke to tillegg: FitaQuilla og Utskriftsverktøy.

Merk: Husk at denne metoden ikke vil skrive ut vedlegget fra en e-post. Det vil bare skrive ut tittelen og kroppen til mottatt epost. Hvis e-postens kropp inneholder jpeg- eller png-filer, vil de også bli skrevet ut.

Det er ganske enkelt å konfigurere Thunderbird til å skrive ut e-postmeldinger. Den eneste mindre ulempen er FitaQuilla - utvidelsen er ikke oppdatert for å være kompatibel med den nyeste versjonen av Thunderbird, så du må installere den manuelt.

Hvis du bestemmer deg for å bruke Thunderbird til å skrive ut e-postvedleggene dine effektivt, følger du veiledningen nedenfor.

Bruke Thunderbird + FitaQuilla + Utskriftsverktøy for automatisk å skrive ut e-postvedlegg
PS: Denne metoden kan fungere eller kan ikke fungere.

Last ned og installer den nyeste versjonen av Thunderbird fra den offisielle nettsiden.
Last ned FiltaQuilla og Printer Options til systemet ditt.
Åpne Thunderbird, trykk på menyikonet øverst til høyre og klikk på Add-ons.
Trykk på tannhjulikonet og klikk på Installer tillegg fra fil.
Naviger til hvor du lastet ned tillegget, velg det og klikk Åpne .
Gjenta trinn 4 og 4 med den andre utvidelsen og start Thunderbird på nytt.
Når Thunderbird åpnes igjen, gå til Add-ons> Extensions og klikk på Options- knappen i PrintingTools .
Velg de globale utskriftsalternativene og merk av i boksen ved siden av Skriv ut uten dialogvinduet . Trykk OK for å lagre ditt valg.
Klikk på menyknappen igjen og gå til Meldingsfiler> Meldingsfiler.
Klikk på Ny knappen for å opprette et nytt filter. Start med å sette inn et navn på filteret ditt. Deretter merker du av ved siden av Få ny post og filtrerer den etter søppelpostering . Deretter stiller du tilstanden til Vedleggsstatus> Er> Har vedlegg . Endelig, sett den endelige handlingen på Skriv ut, og klikk OK for å lagre.
Gå tilbake til vinduet Meldingsfiltre og kontroller at filteret er aktivert.

Det er det. Din Thunderbird-e-postklient er nå konfigurert til å skrive ut e-postmeldinger automatisk. Pass på at den er slått på og e-posten din er konfigurert riktig i Thunderbird.

PRO TIPS: Hvis problemet er med datamaskinen eller en bærbar PC / notatbok, bør du prøve å bruke Reimage Plus-programvaren som kan skanne arkiver og erstatte skadede og manglende filer. Dette fungerer i de fleste tilfeller der problemet er oppstått på grunn av systemkorrupsjon. Du kan laste ned Reimage Plus ved å klikke her