Slik arkiverer du e-postmeldinger i Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Jo mer du bruker Microsoft Outlook-postkassen, desto mer vokser postkassen din. Hvis du tenker på det, ligner det ganske mye på hvordan papirene har en tendens til å bunke opp på skrivebordet ditt. Men hva kan du gjøre når haugen blir så stor det må håndteres? Vel, i det virkelige livet, kan du ta deg tid til å sortere hvert dokument og lagre de papirene som er viktige, mens du kaster bort mindre viktige. Heldigvis kan du gjenskape den samme prosessen i Outlook.

Uten unntak, støtter alle versjoner av Outlook arkivering. Enda flere, du har flere valg når det gjelder å arkivere elementene dine i Outlook. Den mest convenable måten er å bruke AutoArchive til å håndtere eldre meldinger, avtaler og oppgaver. En annen måte å gjøre det på er å bruke manuell arkivering for å flytte meldinger til en bestemt mappe. Men den raskeste måten er å bruke Arkiv- knappen i Fil- menyen.

Husk at Outlook holder en standardmappe for arkiveringsformål som ikke kan slettes. Arkivering av e-posten din hjelper deg med å holde en ren butikk, noe som gjør det lettere å søke etter eldre e-postmeldinger samtidig som innboksen din blir ryddig.

Nedenfor har du en rekke guider som vil gå deg gjennom arkiveringselementer i Outlook på alle mulige måter. La oss begynne!

Metode 1: Arkivere meldinger manuelt med en enkelt handling

Denne metoden er den raskeste måten å flytte en eller flere meldinger til arkivmappen. Disse arkiverte filene forblir tilgjengelige via søkeboksen eller ved å navigere manuelt til mappen Arkiv . De arkiverte elementene kan også vises på mobile enheter ved å gå til mappen Arkiv . Her er en rask guide til manuelt arkivering av elementer i Outlook 2016:

1. Åpne Outlook og velg en eller flere meldinger i innboksen eller en annen mappe.
2. Klikk på Arkiv- ikonet i Slett- gruppen. Arkivikonet er bare synlig inne i båndet i Outlook 2016.
   Merk: Du kan også trykke på Backspace-tasten for å oppnå samme resultat.
3. Du bør kunne finne meldingene dine i arkivmappen .
   Merk: Arkivmappen blir automatisk opprettet selv om du aldri har brukt den før. Hvis du ikke kan se mappen Arkiv, går du til Arkiv> Kontorkonto> Oppdateringsalternativer og klikker på Oppdater nå .

Metode 2: Bruke AutoArchive-funksjonen

Outlook har en automatisk funksjon som er i stand til å arkivere elementer som kalles AutoArchive. Denne funksjonen kan programmeres for å arkivere gjenstander med jevne mellomrom. Alle versjoner av Outlook har støtte for arkivering. Forskjellen er, AutoArchive er slått av som standard i Outlook 2010 og senere.

Etter at AutoArchive er aktivert, kan brukerne angi egenskaper for hver mappe de vil arkiveres. Husk at når du arkiverer en e-post, vil den bli flyttet til en annen PST-fil og vil ikke lenger være tilgjengelig i hovedpst-filen. Her er en rask guide for å aktivere og bruke AutoArchive:

Slik aktiverer og konfigurerer du AutoArchive

1. For å slå AutoArchive på, naviger til Fil> Valg . Når du er inne i Outlook- innstillinger, klikker du på fanen Avansert for å få frem det, og deretter klikker du på AutoArchive Settings .
   Merk: I Outlook 2007 og eldre finner du AutoArchive- innstillingene i Verktøy> Valg> Annet .
2. Hvis alt er nedtonet, må du krysse av i boksen ved siden av Kjør AutoArchive for å aktivere AutoArchive.
   
3. Nå er det på tide å konfigurere hvordan AutoArchive skal oppføre seg. Start med å velge hvor ofte du vil at Auto Archive skal kjøre. Standard er 14 dager, men hvis du vil holde den ren, sett den et sted mellom 2 og 6.
   
4. Hvis du vil bli varslet før AutoArchive starter, merk av i boksen ved siden av Spør etter før AutoArchive-kjøringer . Det er en god ide å leve dette alternativet aktivert siden automatisk arkivering har potensial til å forstyrre arbeidet ditt.
   
5. For å unngå å fylle arkivet med unødvendige e-poster, er det en god ide å la Slett utløpt e-post krysses . Hvis du deaktiverer Arkiver eller Slett gamle elementer, blir bare utgående meldinger slettet helt.
   
6. Hvis du vil at arkivmappen skal være synlig i Outlook, må du aktivere Vis arkivmappe i mappeliste.
   
7. Sett nå standardmappeinnstillingene for arkivering.
8. Deretter aktiverer du byttet ved siden av Flytt gamle elementer til og klikker Bla gjennom for å angi banen til der du vil at elementene skal arkiveres. Trykk Ok for å bekrefte innstillingene dine.
   

Etter at du har aktivert og konfigurert AutoArchive, vil den automatisk gjøre jobben sin i god tid. Du kan bekrefte at det fungerer ved å sjekke om arkivarkivet blir fylt ut.

Konfigurere AutoArchive egenskaper for individuelle mapper

Når du er ferdig med å konfigurere AutoArchive-funksjonen, kan du legge til et ekstra lag av kontroll ved å angi bestemte egenskaper for hver av mappene dine. Det er vanlig praksis for mapper som Slettede elementer eller Spam for å bruke forskjellige AutoArchive-egenskaper enn din viktigste e-postmappe.
Merk: Hvis du ikke angir individuelle AutoArchive-innstillinger for en mappe, vil den automatisk bruke de globale AutoArchive-innstillingene som er konfigurert over.

Her er en rask guide for å sette inn individuelle AutoArchive-egenskaper til en mappe:

1. Høyreklikk på mappen du vil behandle fortrinnsvis, og klikk på Egenskaper.
   
2. Klikk på AutoArchive- fanen for å hente den fremover. Her har du et utvalg av innstillinger som bare gjelder for denne mappen.
   
3. Du kan slå av AutoArchive for denne mappen ved å klikke på Ikke arkiver elementer i denne mappen .
   
4. For å overstyre de globale AutoArchive-innstillingene klikker du på Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene og gjør endringene nedenfor. Klikk på Bruk for å bekrefte innstillingene dine.
   Merk: Husk at disse innstillingene ikke gjelder for noen av undermappene til denne bestemte mappen. Du må endre hver enkelt.

Metode 3: Arkivere e-post manuelt ved hjelp av oppryddsverktøy

Hvis du ikke er en stor fan av automatisering, er det en mellomliggende løsning som lar deg arkivere i bulk med enda mer kontroll. Med denne metoden kan du arkivere en hel mappe sammen med undermappene. Hvis du ikke vil vente på AutoArchive å sparke inn, kan du selv gjøre det og velge hvor du vil lagre dem. Her er hva du trenger å gjøre:

1. Klikk Fil- fanen, gå til Info og utvide rullegardinmenyen fra oppryddingverktøy. Velg Arkiv fra rullegardinmenyen.
   
2. Velg Arkiver denne mappen og alle undermapper og klikk på mappen du vil arkivere.
   
3. Hvis du vil at hele Outlook-dataene skal arkiveres, klikker du på e-postadressen din øverst på listen.
   
4. Bruk rullegardinmenyen ved siden av Arkiveringselementer eldre enn å velge den siste datoen for gjenstander som skal arkiveres. Alle elementer som er eldre enn datoen du angir i denne menyen, blir arkivert.
   
5. Du kan arkivere elementer som tidligere ble utelukket fra automatisk arkivering ved å merke av i boksen ved siden av Inkluder elementer med AutoArchive .
   
6. Bruk Bla gjennom- knappen for å angi banen til hvor du vil at PST-arkivet skal lagres. Klikk Ok for å starte prosessen.
   

Du vil snart legge merke til at noen e-postmeldinger vil bli flyttet fra standardmappene til den arkiverte pst-filen.
Merk: Den arkiverte filen skal bli tilgjengelig i Outlook som en mappe. Hvis det av en eller annen grunn ikke går til File, klikker du Åpne og Eksporter . Deretter klikker du på Åpne Outlook-datafil, naviger til plasseringen til arkivet ditt og klikker OK .

PRO TIPS: Hvis problemet er med datamaskinen eller en bærbar PC / notatbok, bør du prøve å bruke Reimage Plus-programvaren som kan skanne arkiver og erstatte skadede og manglende filer. Dette fungerer i de fleste tilfeller der problemet er oppstått på grunn av systemkorrupsjon. Du kan laste ned Reimage Plus ved å klikke her